Program NIR – manual de utilizare
Instrucţiunile de întocmire şi utilizare a notelor de intrare recepţie şi constatare diferenţe (NIR) sunt prevăzute în NORME METODOLOGICE de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin ordinul Ministerului Economiei şi finanţelor nr 3512/2008, publicat în monitorul Oficial nr 870/23.12.2008.
Potrivit reglementărilor legale, nota de intrare recepţie serveşte ca document pentru recepţia bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru încărcare în gestiune şi document justificativ de înregistrare în contabilitate. Se foloseşte ca document de recepţie obligatoriu numai în cazul:
- bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice
- bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare
- bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie
- mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare
Având în vedere nevoia de întocmire rapidă şi eficientă a notelor de intrare recepţie, fără să îşi propună însă dezvoltarea unui program de gestiune complex , am dezvoltat produsul CDI N.I.R. care îşi propune să automatizeze procesul de întocmire a notelor de intrare recepţie, devenind un instrument de lucru eficient pentru entităţile care deţin gestiuni de valori materiale care nu necesită ţinerea unei evidente cantitativ-valorice. Practic produsul se adreseaza :
- Societăţilor care nu stochează materiile prime şi materialele achizitionate ( ex: mici firme de constructii care achizitionează materiale exact cât le trebuie pentru lucrare si le dau în consum imediat), asigurând de asemenea şi întocmirea bonurilor de consum
- Societăţilor care organizează gestiuni de vânzare la preţul cu amănuntul ( ex: mici magazine de vânzare cu amănuntul)
Descrierea programului
Meniul principal cuprinde rubricile:
Selecţie firmă
Programul poate fi folosit pentru mai multe societăţi, fiind în acest fel un produs util nu numai societăţilor care au gestiuni materiale, dar şi celor care prestează servicii de întocmire de documente financiar contabile pentru terţi (ex: firme de contabilitate).
Accesând rubrica Selecţie firmă, se deschide o fereastră din care se poate selecta firma pentru care se doreşte editarea de NIR-uri sau se pot gestiona ( adăuga, modifica, şterge) firmele existente prin apăsarea butonului "Firme".
Adaugarea/stergerea unei firme se poate efectua prin acţionarea butoanelor "Adăugă" respectiv "Şterge" din fereastra "Gestiune Firme"
Pentru modificarea datelor unei firme se va acţiona cu dublu click pe firma ale cărei date se doresc a fi şterse.
In fereastra de editare a datelor firmei o mare însemnătate o are bifa "Firma este plătitoare de TVA",
întrucât rapoartele (NIR-urile) vor fi completate în consecinţă.
Tot aici găsim şi bifa "Firma este activa" care prin debifare duce la dispariţia firmei din fereastra de selecţie prezentată mai sus.
NIR
În mod automat programul se deschide în rubrica NIR a meniului principal. Această rubrică permite gestionarea
şi printarea NIR-urilor fără adaos comercial şi a bonurilor de consum în cazul în care se doreşte întocmirea acestora.
Rubrica NIR prevede trei grupe de opţiuni şi anume:
- Partea de gestiune a NIR-urilor, în care se pot edita/printa NIR-urile deja introduse sau se pot adăuga NIR-uri noi
- Partea de rapoarte, în care se pot edita rapoarte centralizatoare pe NIR-uri, bonuri de consum, materiale achiziţionate dar şi rapoarte pe furnizori şi produse.
- Funcţiunea de renumerotare NIR-uri. Plecând de la premisa că NIR-urile nu sunt întotdeauna editate exact în momentul intrării în gestiune al bunurilor, asigurându-se astfel o concordanţă între data NIR-ului şi numărul acestuia, programul permite renumerotarea acestora acţionând butonul "Renumerotează NIR-urile după data" pentru un anumit interval de timp.
Completare NIR-uri
Introducerea NIR-urilor se poate face acţionând opţiunea “Adugă NIR”. Se va deschide o fereastră de editare care cuprinde două zone:
- Prima zonă în care se introduc datele generale ale documentului în baza căruia se întocmeşte NIR-ul (furnizor, data, număr factura/aviz, mijloc de transport etc.). Programul memorează furnizorii cu care s-a mai lucrat, fiind necesară doar selecţia acestora dintr-o listă. În cazul în care furnizorul nu se găseşte în lista derulantă, acesta se poate adăuga în baza de date prin acţionarea butonului "Adaugă furnizor". Programul propune numărul următor de NIR, care poate însă fi modificat de către utilizator.
- A doua zonă este cea destinată introducerii liniilor de pe documentul de achiziţie. Acesta cuprinde coloanele: Nr/CRT, Produs, U/M, Cantitate recepţionată, Cantitate conform document, Preţ de cumpărare fără TVA, Discount, Valoare cumpărare fără TVA, Cota de TVA, Loc de consum.
Câmpul "Nr. crt" este un câmp completat automat de către program pe măsură ce se adăuga produse noi in listă.
În câmpul "produs" se introduc valorile materiale pentru care se întocmeşte NIR
(materii prime, materiale, mărfuri etc.), produsul poate fi introdus direct prin editare pe linie sau poate fi selectat
din lista de selecţie de deasupra tabelei. Programul memorează produsele într-un nomenclator împreună cu ultimul lor preţ de achiziţie fără TVA.
Daca acesta este modificat, după salvarea NIR-ului va fi actualizat automat şi in baza de date.
În câmpul "UM" va fi introdusă unitatea de măsură. Şi acest câmp este memorat, astfel încât
la o următoare selecţie a produsului se va completa automat şi unitatea de măsură.
Câmpul "cantitate recepţionată" va fi completat cu numărul de unităţi de măsură aprovizionate.
Automat programul va completa aceeaşi sumă şi în câmpul "cantitate conform document", pentru uşurinţa lucrului.
În cazul în care există diferenţe între cantitatea din documentul de achiziţie şi cantitatea efectiv recepţionată,
se poate modifica suma din câmpul "cantitate conform document", lucru care va determina ca în anexa la NIR
să fie evidenţiate numai produsele la care apar diferenţe.
În câmpul "Preţ de cumpărare fără TVA" se va înregistra preţul din documentul de cumpărare.
Acesta va fi memorat de către program, iar la următoarea selecţie din grilă a produsului va fi completat automat de către program.
Foarte important este faptul că preţul de cumpărare fără TVA va fi completat aşa cum este el prevăzut în documentul de achiziţie,
chiar şi de către entităţile neplătitoare de TVA.
Programul, în funcţie de modul în care este definită firma, va include TVA-ul în preţul de cost în NIR.
Rubrica "Discount" este destinată situaţiilor în care un produs sau toată factura poartă discount.
Potrivit reglementărilor contabile, preţul de cost al unui produs trebuie recalculat atunci când beneficiază de discount.
Discount-ul se introduce procentual pentru fiecare produs în parte (fiecare cu cota lui de discount).
În cazul în care toata factura beneficiază de discount, se va bifa şi "Aplică discount pentru toate liniile facturii".
Prin acţionarea butonului OK, programul va recalcula automat preţul de achiziţie fără TVA al produsului/produselor.
Câmpul "Valoare cumpărare fără TVA" este un câmp calculat automat de către program în funcţie
de cantitatea recepţionată şi de preţul de cumpărare fără TVA:
"Cota de TVA" va fi selectată din lista derulantă la nivelul fiecărui rând.
În mod automat programul va edita cota de TVA standard aşa cum este definit in meniul Nomenclatoare/Cote TVA.
Editarea cotelor de TVA se va face numai din meniul menţionat anterior.
Rubrica "Loc de consum" prezintă o listă derulantă cu locurile de consum (centrele de cost) unde se vor consuma produsele.
Spre exemplu, în cazul unei firme de construcţii care deţine mai multe şantiere, acestea se vor introduce în meniul Nomenclatoare/Locuri de consum.
În momentul întocmirii NIR-ului, dacă se poate cunoaşte locul de consum al fiecărui material,
la capătul rândului se va selecta locul de consum, astfel încât se pot edita şi bonurile de consum pentru materialele consumate,
cu identificarea locului de consum. De asemenea, produsul poate furniza şi un centralizator
al bonurilor de consum pe fiecare centru de cost, informaţie foarte utila pentru analiza costului.
Printarea NIR-urilor şi a Bonurilor de consum se poate efectua acţionând butoanele cu denumirea "Printează NIR" sau
"Printează Bon consum".
Salvarea NIR-ului se realizează acţionând butonul "Salvează NIR".
Completare NIR-uri cu adaos comercial
Această rubrică este folosită pentru editarea NIR-urilor pentru gestiunile de valori materiale (mărfuri) ţinute la preţ de vânzare cu amănuntul.
Rubrica NIR cu adaos comercial cuprinde aceleaşi grupe de opţiuni ca şi rubrica NIR şi anume:
- Partea de gestiune a NIR-urilor in care se pot edita/printa NIR-urile deja introduse sau de pot adăuga NIR-uri noi
- Partea de rapoarte în care se pot edita rapoarte centralizatoare pe NIR-uri, bonuri de consum, materiale achiziţionate, dar şi rapoarte pe furnizori şi produse.
- Funcţiunea de renumerotare NIR-uri. Plecând de la premisa că NIR-urile nu sunt întotdeauna editate exact în momentul intrării în gestiune al bunurilor, asigurându-se astfel o concordanţă între data NIR-ului şi numărul acestuia, programul permite renumerotarea acestora acţionând butonul "Renumerotează NIR-urile după data" pentru un anumit interval de timp.
Modul de introducere este acelaşi ca şi în cazul NIR-urilor fără adaos comercial, cu următoarele deosebiri:
- La introducerea produselor pe linii se va introduce şi preţul final (de vânzare cu amănuntul) al produsului. Pentru uşurinţa lucrului se va introduce preţul cu TVA, în funcţie de cota de taxă aleasa pe linie, programul calculând automat în raport preţul de vânzare fără TVA, adaosul comercial şi celelalte câmpuri.
- Se elimină locurile de consum, întrucât nu se pot edita bonuri de consum cu ajutorul acestei opţiuni.
- Formularul printat prevede şi formula contabila completată.
Nomenclatoare
Întrucât anumite elemente care definesc furnizorii, locurile de consum, produsele sau cotele de TVA se pot modifica, pentru a putea fi operate modificări fără a fi necesara reintroducerea de noi poziţii în baza de date, a fost creată rubrica Nomenclatoare pentru a putea fi editate toate aceste informatii. De reţinut faptul că un element care a fost utilizat anterior in tranzacţii (furnizor, produs etc.) nu va putea fi şters. Există însă în formatul de editare o bifă (de ex: "Furnizorul este activ") prin acţionarea căreia furnizorul sau produsul respectiv nu va mai apărea în lista de selecţie de la introducere.
Configurare
Având in vedere faptul că anumite unităţi nu folosesc ambele tipuri de NIR (NIR respectiv NIR cu adaos comercial), am creat rubrica configurare de unde se poate opta pentru menţinerea în meniul principal doar a rubricii necesare prin bifare/debifare.
Ajutor
Rubrica ajutor cuprinde partea de înregistrare a licenţei şi informaţii despre produs (Despre).
Vezi pagina Cum cumpăr? pentru instrucţiuni detaliate.