CDI Foi Parcurs - Manual de utilizare

In vederea justificarii consumului de carburant pentru autovehiculele unei societati, atat din punct de vedere al consumului de carburant raportat la numarul de Km parcursi, dar si a faptului ca autovehiculele sunt utilizate in scopul desfasurarii activitatii economice a societatii, legislatia fiscala in vigoare prevede completarea Foilor de parcurs pentru autovehicule dar si a Fisei de activitati zilnice a autovehiculelor.

Foile de parcurs zilnice cuprind o detaliere a numarului de Km parcursi pentru fiecare autovehicul in parte pe rutele parcurse, facand in acelasi timp o legatura intre numarul de Km declarati pe fiecare ruta in parte si kilometrajul masinii.

Fisa de activitati zilnice realizeaza o legatura intre numarul de Km parcursi, detaliati in foile de parcurs, si consumul de combustibil. Consumul de combustibil este urmarit in mod dual si anume consumul efectiv, determinat pe baza existentului, a alimentarilor si a restului ramas in rezervor, si consumul normat, calculat potrivit prevederilor legale prin aplicarea coeficientului de 1,1 asupra consumului mediu al autovehiculului (prevazut cartea tehnica) pentru parcursul urban si a coeficientului de 0,9 aplicat asupra consumului mediu in cazul parcursului extraurban.

Nomenclatoare

Informatiile despre:

  • Autovehiculele societatii
  • Salariatii sau utilizatorii acestor autovehicule
  • Furnizorii de carburanti

pot fi incarcate in program folosind meniul Nomenclatoare. Pentru stergerea acestor informatii (in cazul in care autovehiculul sau salariatul nu mai sunt in societate, sau nu se mai aprovizioneaza de la un anumit furnizor), se poate debifa campul "Tertul este activ" si acesta nu va mai aparea in formurile de culegere a datelor.

Rutele folosite

Intrucat la completarea Foilor de parcurs exista in majoritatea cazurilor anumite rute care sunt utilizate in mod frecvent de catre conducatorii auto, am considerat necesar sa salvam datele acestor rute astfel incat ele sa poata fi folosite cu usurinta de fiecare data. Este vorba in principal de numarul de kilometri pe parcurs urban, respectiv extraurban. Definirea rutelor se poate face folosind meniul Nomenclatoare/Rute.

Foile de parcurs

Crearea unei foi de parcurs noi se poate face folosind meniul Foi de Parcurs/Adauga Foaie de Parcurs. Campurile de completat sunt urmatoarele:

  • Numar Foaie de parcurs: Se introduce numarul foii de parcurs. In mod normal foile de parcurs pentru autovehicule se numeroteaza cronologic in functie de momentul depunerii lor la societate. Programul poate efectua renumerorarea foilor de parcurs dintr-o anumita luna in functie de data intocmirii lor folosind meniul Foi de Parcurs/Renumeroteaza Foile de Parcurs dupa Data.
  • Data: este data cand s-a depus foaia de parcurs.
  • Sofer: persoana care s-a deplasat cu autovehiculul . In situatia in care mai multe persoane folosesc in comun autovehiculul, fiecare trebuie sa intocmeasca cate o foaie de parcurs.
  • Automobil: este vorba de autovehiculul pentru care se intocmeste Foaia de parcurs.
  • Combustibil existent in rezervor: Acest camp se refera la cantitatea de combustibil existenta in rezervor la momentul inceperii cursei. Programul propune valoarea existenta la sfarsitul foii de parcurs anterioare in rubrica Combustibil ramas in rezervor insa acesta valoare se poate modifica. In situatia in care introduceti un autovehicul nou in program trebuie configurat combustibilul existent in rezervorul autovehiculului la momentul introducerii lui in program folosind meniul Nomenclatoare/Autovehicule. Consum efectiv si respectiv Combustibil ramas in rezervor sunt doua campuri care functioneaza unul legat de celalalt. Practic, completand combustibilul ramas in rezervor la sfarsitul deplasarilor prevazute in foaia de parcurs, programul va calcula automat consumul efectiv tinand cont pe langa rest in rezervor si de de existentul la inceputul deplasarii precum si de alimentari. Completarea acestor campuri este necesara pentru calculul Fisei de activitati zilnice.
  • Kilometraj la plecare: se refera la numarul de kilometri inscrisi in kilometrajul autovehiculului in momentru inceperii deplasarii. Programul propune valoarea existenta in foaia de parcurs anterioara in campul kilometraj la sosire insa aceasta valoare poate fi modificata. In situatia in care introduceti un autovehicul nou in program, trebuie configurat kilometrajul existent la introducerea in program a autovehiculului folosind meniul Nomenclatoare/Autovehicule.
  • Kilometraj la sosire: este un camp calculat automat de catre program in functie de rutele inregistrate.
  • Alimentari cu combustibil: In aceasta caseta se introduc informatii despre cantitatea si valoarea alimentarilor de carburanti. Informatia este absolut necesara pentru calculul Fisei de activitati zilnice unde se face legatura intre distantele parcurse si consumul de combustibil.
  • Deplasari : In aceasta caseta se introduc informatii privind rutele de deplasare, ziua si ora plecarii si sosirii, scopul deplasarii si numarul de kilometrii (urban si extraurban) efectuati, programul efectuand automat calculul kilometrajului masinii. Important : Rutele standard se pot selecta din campul Selectie ruta fara a mai fi nevoie sa fie reintroduse la o noua folosire In situatia in care se bifeaza Dus/intors numarul de km definiti la ruta respectiva se calculeaza la dublu. Acest aspect este important, pentru a nu fi nevoiti sa completati doua randuri in foaia de parcurs in cazul in care se efectueaza rute dus/intors.

Rapoarte

Foile de parcurs
Printarea foilor de parcurs se poate face fie direct din ecranul de culegere al foii de parcurs folosind butonul Printeaza Foaia de Parcurs fie ulterior folosind meniul Foi de Parcurs/Cauta Foi de Parcurs, aplicarea filtrului si prin pozitionarea pe foaia de parcurs dorita si apasarea butonului Printeaza.

Fisa de activitati zilnice
Printarea acestui raport se poate face folosind meniul Foi de parcurs/Raport Fisa de Activitati. Se selecteaza luna pentru care se doreste printarea Fisei de activitati zilnice si autovehiculul pentru care se doreste printarea si se apasa butonul Actualizeaza.

Raport alimentari
Acest raport centralizeaza pe luna si pe autovehicul alimentarile de carburant. Printarea acestui raport se poate face folosind meniul Foi de parcurs/Raport Alimentari. Se selecteaza luna pentru care se doreste printarea raportului de alimentari si autovehiculul pentru care se doreste printarea si se apasa butonul Actualizeaza.